Newsletter kaise bhejen
न्यूजलेटर्स कई सब्सक्राइबर्स को ईमेल के जरिए समय-समय पर भेजा जाने वाला सूचनाप्रद कम्यूनिकेशन है. इसमें सब्सक्राईबर्स के लिए टेक्सट, इलस्ट्रेशन, आपकी साइट का लिंक और दूसरी कई अहम जानकारियां होती हैं. कंटेन्ट खास तौर से किसी प्रोडक्ट के सेलेक्शन, रुचि के विषय या किसी कंपनी के बारे में होता है. न्यूजलेटर किसी कस्टमर के दिल में भरोसा बनाने का बेहद अच्छा जरिया है.
न्यूजलेटर भेजने के तीन महत्वपूर्ण कारण होतें हैं- कस्टमर को कंपनी की खबर देना, कस्टमर के साथ नियमित संपर्क बनाए रखना और सब्सक्राइबर को उत्साहित करते हुए साइट की ट्रैफिक बढ़ाना. इस आर्टिकल में हम बताएंगे कि न्यूजलेटर कैसे भेजा जाता है.
सर्विस का चुनाव
सब्सक्राइबर्स की संख्या में बेतहाशा वृद्धि होने से स्टैंडर्ड ईमेल सर्विस प्रोवाइडर के जरिए न्यूजलेटर भेजना दिनों-दिन मुश्किल होता जा रहा है. इसलिए पुरजोर सुझाव है कि न्यूजलेटर भेजने के लिए किसी खास डेटिकेटेड ईमेल सर्विस का इस्तेमाल करें.
यदि आपने अभी-अभी शुरू किया है तो SendBlaster या Advanced Mail Bomber जैसी फ्री सर्विस की मदद लें. आपको सबसे पहले एक अकाउंट क्रिएट करना है. फिर अपने कॉन्टैक्ट लिस्ट, न्यूजलेटर को इम्पोर्ट करके उन्हें सेंड कीजिए. जैसे जैसे आपके सब्सक्राइबर्स की लिस्ट बढ़ेगी, या यदि आपको अधिक फ्लेक्सिब्लिटी चाहिए तो MailChimp, AWeber, Constant Contact, या Sendpro जैसी पेड यानी पैसे के बदले देने वाली सेवाएं लें.
Newsletter Template की तैयारी
न्यूजलेटर के फॉरमैट का चुनाव करें. टेक्स्ट फॉरमैट में, न्यूजलेटर क्लासिक ईमेल की तरह ही दिखाई देता है. HTML फॉरमैट में, न्यूज़लैटर अधिक लुभावने होते हैं. इसमें मौजूद तस्वीरें और फॉरमेट किए टेक्सट भी आकर्षक होते हैं, जिन्हें आपकी वेबसाइट से लिंक किया जा सकता है.
कुछ सर्विसेज आपके लिए रेडी-टू-यूज टेम्पलेट पेश करती है. एक टेम्पलेट हर न्यूजलेटर के लिए एक फिर से इस्तेमाल किया जाने वाला प्री-फॉरमैटेड फॉर्म होता है. यदि आप किसी टेम्पलेट का इस्तेमल करना चाहते हैं तो, आप केवल टेक्स्ट और दूसरी सामग्रियों को भरना होगा. आपका टैम्पलेट साधारण पन्ने की तरह हो सकता है. बस इसमें एक लोगो और कुछ तस्वीरें होनी चाहिए. अधिक सुसज्जित टेम्पेलेट तैयार करने के लिए आपको वेब ऑथरिंग सॉफ्टवेयर की जरूरत होगी. ऐसे में NVU एक अच्छा और फ्री जरिया है. ये Mozilla का फ्री टूल है. पेड टूल के लिए आप Dreamweaver को आजमा सकते हैं.
ध्यान रखें. कभी भी वर्ड डॉक्यूमेंट से टेक्स्ट को HTML एडिटर में कॉपी-पेस्ट ना करें. ऐसा करने से आपको Ã, € या Ã जैसे फालतू कैरेक्टर दिखाई देंगे. इसकी जगह आप नोटपैड जैसे सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल कर सकते हैं.
Newsletter कंटेन्ट की तैयारी
न्यूजलेटर का विषय: संक्षिप्त और दिलचस्प हो
लोगों के दिलों पर छाप छोड़ने वाला न्यूजलेटर बनाना हो, तो "newsletter n°5" या "Dupont Company newsletter" जैसे टाइटिल से बचें. इनकी जगह वैसा टाइटिल रखें जो आपके न्यूजलेटर के कंटेन्ट को रिफ्लेक्ट करे या ऐसा जिससे सब्सक्राइबर्स की पूरा न्यूजलेटर पढ़ने में दिलचस्पी जगे. इससे आपकी कीमत बढ़ेगी. कुछ अच्छे उदाहरण देखें: "10 Tips to Increase Your Productivity," "$10 Voucher," "Free Contest," "Free Opening Fees," वगैरह वगैरह.
सामग्री/कंटेन्ट: प्रभावशाली न्यूजलेटर बनाने की कुंजी
सब्सक्राइबर्स का ध्यान अपनी तरफ खींचने के मौके वैसे ही कम होते हैं. आजकल इतने हर दिन कई कई तरह के सूचनात्मक ईमेल और विज्ञापन तैयार हो रहे हैं. इनका इस्तेमाल हर औसत यूजर करता है.
ध्यान रखें. न्यूजलेटर को सूचनाप्रद टाइटिल और सबटाइटिल से सजाएं. संक्षिप्त और समझ में आने वाला कंटेन्ट प्रयोग करें. इससे इन्हें जल्दी और मजे लेकर पढ़ा जाएगा. अपने लिंक्स डालना कभी ना भूलें क्योंकि यही लिंक आपके सब्सक्राइबर्स को आपकी साइट तक ले जाएंगे. सबटाइटिल में आप न्यूज, प्रोमोशन और टिप्स-ट्रिक्स जैसे टॉपिक रख सकते हैं.
तस्वीरों का इस्तेमाल
कुछ मेल सर्विसेज आपकी तस्वीरों को जगह देते हैं. यदि ऐसा नहीं है तो ये तस्वीरें आपकी वेबसाइट या किसी दूसरी ऑनलाइन साइट पर मौजूद रहनी जरूरी हैं. न्यूजलेटर में यदि तस्वीरें डालनी हों, तो आपको तस्वीर के URL ऐड्रेस का इस्तेमाल करना होगा.
हां, जरूरत से ज्यादा तस्वीरें डालने से बचें. क्योंकि लोडिंग का समय अधिक लेने पर आपका न्यूजलेटर सीधा कूड़ेदान में जाने की संभावना बढ़ सकती है.
अपने न्यूजलेटर को सेंड और ट्रैक करें
न्यूजलेटर सब्सक्राइबर्स
आपकी वेबसाइट पर आपके न्यूजलेटर को आसानी से कस्टमर, प्रॉस्पेक्टस और पार्टनर्स सब्सक्राइब कर सकें, इसका ध्यान रखें. ऐसा करने के लिए आपको "Subscribe to the Newsletter" सेक्शन तैयार करना होगा. यहां यूजर्स अपने ईमेल ऐड्रेस शेयर करेंगे. आप इसमें सब्सक्रिप्शन लिस्ट मैनेजर की मदद ले सकते हैं.
सब्सक्रिप्शन कैसे बढाएं
न्यूजलेटर के आखिर में "Send to a Friend" लिंक देने से आपके सब्सक्रिप्शन को बढ़ाने में मदद मिलेगी. अपनी वेबसाइट, इनवॉयसेज और ईमेल में न्यूजलेटर के बारे में जानकारी देते हुए इसका प्रचार करें.
स्पैम के रूप में चिन्हि्त होने से बचें
आप अपने न्यूजलेटर को बिना रेसिपिएंट की इजाजत लिए उन्हें ना भेजें. साथ में, अपने ईमेल ऐड्रेस से उन्हें तुरंत तुरंत ईमेल भी ना भेजें.
जहां तक कंटेन्ट की बात है, तो स्पैमर्स जिस तरीके और फॉरमैट का इस्तेमाल करते हैं, उनसे बचें. साधारण, HTML फॉरमैटेड न्यूजलेटर तैयार करें. इसमें स्क्रिप्ट ना डालें और ढेर सारी सीएसएस शीट का इस्तेमाल ना करें.
अपने सब्सक्राइबर की लिस्ट अप-टू-डेट रखें
अधिकांश मेल सर्विसेज सब्सक्रिप्शन डेटाबेस अपडेट फीचर होता है. ध्यान से बेकार या हार्ड बाउंस ऐड्रेस को हटा दें. इससे मेल लिस्ट साफ-सुथरी रहेगी. इसके कई फायदे हैं- भविष्य में किए जाने वाले प्रचार-प्रसार के लिए बेहतर मौके, स्पैम सेंडर के रूप में पहचाने जाने का कम खतरा और ईमेल सर्विस प्रोवाइडर की ओर से ब्लॉक किए जाने का कम से कम चांस.
आप चाहें तो सब्सक्रिप्शन लिस्ट या डेटाबेस को समकालिक यानी एक ही समय में होने वाला बना सकते हैं. इसके लिए आप अपने कंप्यूटर में मौजूद ऐड्रेस की मदद लें. इन स्रोत में कंपनी का CRM (Customer Relationship Management) टूल, कस्टमर की जानकारियों वाली खरीदी हुई फाइलें और खास मार्केट अभियान में जुटाई गई जानकारियां शामिल हो सकते हैं. आप चाहें तो लिस्ट को अलग अलग आधार पर कई हिस्सो में बांट सकते हैं. इससे आपको खास कस्टमर तक पहुंचने में आसानी होगी. ये आधार भौगोलिक या सामाजिक-जनसांख्यिकीय जानकारियां हो सकती हैं.
Legal Requirements
यूजर्स के पास किसी भी वक्त खुद को अनसब्सक्राइब करने का विकल्प होना चाहिए. अऩसब्सक्राइब का ऑप्शन स्पष्ट और सीधा हो. न्यूजलेटर में खास ऑप्शन होता है, जिसमें ईमेल के नीचे एक लिंक होता है, जिसकी मदद से यूजर्स खुद को अनसब्सक्राइब कर सकते हैं.
यदि आपका अभियना किसी खास व्यक्ति के लिए है तो आप ईमेल ऐड्रेस लिए जाते समय ही रेसिपिएंट से एग्रीमेंट करवा लें. साथ ही, ईमेल के सेंडर की पहचान ऐसी हो कि आसानी से समझ में आए. सबसे अच्छा तरीका ये होगा कि नया सब्सक्रिप्शन लेने वाले यूजर को एक वेलकम ईमेल भेजा जाए ताकि वे भी अपने सब्सक्रिप्शन के बारे में कंफर्म हो सकें और इससे उन्हें खुद को अनसब्सक्राइब करने की प्रक्रिया भी समझ में आ जाएगी.
Image: © niroworld - Shutterstock.com
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