Gmail: karega aapke Emails Send - Receive, janeyn kaise

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Gmail यानी Google mail दुनिया के सबसे बड़े सर्च इंजन गूगल की फ्री ई-मेल सर्विस है. ये एक सुरक्षित वेबमेल सर्विस है. इसमें एक अकाउंट से 15 GB तक की फाइल या जानकारियों को भेजने-प्राप्त करने की सुविधा है. यूजर जो मेल रिसीव करते हैं, वो सभी Inbox में सेव कर लिए जाते हैं. यहां आप किसी के भेजे गए मैसेज एक जगह एक्सेस कर सकते हैं. जब आप ई-मेल सेंड करते या भेजते हैं तो वो भी Sent फोल्डर में सेव हो जाता है. आज हम आपको इस आर्टिकल में जीमेल की सर्विस से जुड़ी हर जानकारी विस्तार से देने वाले हैं, ताकि आप जान सकें कि इसका इस्तेमाल कैसे किया जा सकता है.


ISP के मुकाबले Gmail इस्तेमाल करने के फायदे

कोई भी इंटरनेट सर्विस प्रोवाइड करने वाला व्यक्ति, एक या उससे अधिक ईमेल ऐड्रेस बना सकता है. पहली नजर में आपको लग सकता है कि ईमेल भेजने या रिसीव करने के लिए किसी बाहरी सर्विस की जरूरत नहीं है. क्योंकि आपका ISP आपके मैसेज आगे भेजने के लिए जिम्मेदार होता है. लेकिन हम इस बात के लिए मजबूती से सुझाव देंगे कि आपको कई वजहों से दूसरे प्रोवाइडर का इस्तेमाल करना चाहिए.


सबसे पहला कारण तो ये कि यदि आप अपना ISP बदलते हैं, तो पहले जिन प्रोवाइडर्स को आपने ईमेल ऐड्रेस दिए थे, उनको स्टोर नहीं कर सकते. इसलिए, यदि आप चाहते हैं कि नए ADSL लाइन (जो कई हफ्तों को वक्त ले सकता है) के एक्टिवेशन के दौरान रिचेबल यानी पहुंच में बने रहें, तो आप किसी आईएसपी के स्वतंत्र ईमेल ऐड्रेस का इस्तेमाल जरूर करें.


दूसरे, जब आप कारोबार के लिए सफर पर होते हैं, या कहीं छुट्टी मना रहे होते हैं, आपको किसी वेबसाइट के जरिए किसी भी समय अपने ईमेल को देखने की जरूरत पड़ती है. जबकि आएसपी वेबसाइट ऐसे मामलों में गूगल जैसी डेडिकेटेड ईमेल सर्विस के मुकाबले अधिक यूजर-फ्रेंडली नहीं होते.

इसके अलावा, कई बार आपके आईएसपी की मेल सर्विस अस्थायी वजहों से अनुपलब्ध हो जाती है, ऐसे में आपके पास दूसरा ईमेल ऐड्रेस होगा तो आप मेल सेंड और रिसीव कर सकेंगे.

आखिर में, आईएसपी का परफॉर्मेंस जीमेल की ईमेल सर्विस के मुकाबले कम क्षमता वाला पाया गया है.

जीमेल क्या है?

अपने प्रतिद्वंद्वी की तरह ही, गूगल Gmail नाम की सर्विस प्रोवाइड करता है जो ईमेल रिसीव-सेंड करने का काम करती है. ये एक वेबमेल यानी ईमेल अकाउंट सर्विस है जिसे साधारण वेब ब्राउजर की मदद से एक्सेस किया जा सकता है. जीमेल कई तरह की सुविधाएं देता है. इसमें 15 GB तक की स्टोरेज क्षमता, ईमेल डिस्कसन के जरिए प्रबंधन, मेल जल्दी भेजने के लिए ईमेल का वर्गीकरण और रिट्रीव करने के लिए लेबलिंग सिस्टम का होना, समन्वित सर्च इंजन, भेजे और पाए गए ईमेल की एंटीवायरस सुरक्षा जैसे कई फायदे शामिल हैं.

Gmail वेब ब्राउजर के अनुरूप है

जीमेल मौजूदा सभी वेब ब्राउजर के कम्पैटिबल यानी अनुरुप है. इनमें कूकीज और जावास्क्रिप्ट वाले ब्राउजर शामिल हैं. इस लेटेस्ट फीचर (जैसे कि पेज की फास्ट लोडिंग, कीबोर्ड शॉर्टकट, ईमेल-इन-प्रोगेस का ऑटोमैटिक बैकअप आदि) का लाभ उठाने के लिए आपको लेटेस्ट ब्राउजर का प्रयोग करना होगा.

Gmail से ईमेल सेंड करें

Gmail में मैसेज की ड्राफ्टिंग और कंसल्टेशन पारंपरिक ईमेल क्लाइंट की ओर से ऑफर किए जाने वाले ऑप्शन से थोड़े अलग होते हैं. तो ईमेल भेजने के लिए फोल्डर लिस्ट में ऊपर दिख रहे Compose ऑप्शन को क्लिक करें:


जीमेल इंटरफेस के कॉर्नर में यहां दी गई एंट्री दिखाई देगी:


हालांकि, विंडोज को हम double-sided arrow icon ऑप्शन पर क्लिक करते हुए अलग अलग कर सकते हैं. इस ऑप्शन से हम ईमेल अटैचमेंट में बिना रुकावट डाले जीमेल मेलबॉक्स के सभी फंक्शन को एक्सेस कर सकते हैं:


रेसीपिएंट

रेसीपिएंट वो शख्स होता है जो आपका मेल रिसीव करता है, या प्राप्त करता है. यानी जिसे आप मेल भेजते हैं. आप जिसे मेल लिखना या भेजना चाहते हैं, उसका ऐड्रेस To बॉक्स में जाकर लिखें. एक से अधिक रेसिपिएंट का ऐड्रेस डालना हो तो आप उन्हें कॉमा से अलग अलग करके लिखें. एक मजेदार बात ये है कि जैसे ही आप रेसिपिएंट का ऐड्रेस लिखना शुरू करते हैं, जीमेल उन ऐड्रेसेज का सुझाव देना शुरू करता है जिन्हें आपने पहले काफी इस्तेमाल किया है. ये वो ऐड्रेस हैं जो आपकी कॉन्टैक्ट लिस्ट में मौजूद हैं. यदि प्रोपोजल को नेविगेट करना चाहते हैं, सबसे पहले सलाह को सलेक्ट करने के लिए [Enter] दबाइए या दूसरे ऐड्रेस को सलेक्ट करने के लिए arrow keysकी मदद से पूरी लिस्ट में आप तलाश कर सकते हैं. यदि आप जो ऐड्रेस चाहते हैं, जीमेल उसका सुझाव नहीं दे रहा है, तो धड़ल्ले से ऐड्रेस पूरा टाइप कीजिए.

मैसेज में सेकेंडरी रेसिपिएंट ऐड करने के लिए Cc पर क्लिक करें. छिपे हुए सेकेंडरी रेसिपिएंट को जोड़ने के लिए, जिनके ऐड्रेस दूसरे रेसिपिएंट से छिपे होते हैं, आपको Bcc पर क्लिक करना होगा:


Gmail में मेल लिखें

ईमेल लिखने के लिए आपको एक ईमेल टाइटिल क्रिएट करनी होगी और फिर ईमेल की बॉडी भरनी होगी.

टाइटिल क्रिएट करने के लिए Subject फिल्ट में ईमेल किस विषय में हैं, वो लिखें. जैसे छुट्टी, ऐप्लिकेशन, इनवॉयस, कम्पलेन, पार्टी, मीटिंग जैसे विषय हो सकते हैं.

अब ईमेल की बॉडी को भरने के लिए आप जो भी लिखना चाहते हैं, वो लिख दें. बाई डिफॉल्ट जीमेल मैसेज को HTML फॉरमैट में भेजता है. इसका लाभ उठाया जा सकता है. ऐसा करने के लिए आपको फॉन्ट के प्रकार, साइज, हाइपरलिंक, बुलेटेड लिस्ट, नंबर्ड लिस्ट जैसी सुविधाएं मिलेंगी.

यदि आपको ऐसा नहीं लगता कि आपका रेसिपिएंट इतना रिच टेक्सट पढ़ेगा, तो तो इंटरफेस के नीचे दिए गए Remove formatting को हटा दें. (यदि आप फुल-स्क्रीन मोड में नहीं हैं, तो आपको नीचे दिए गए मेनू को एक्सपैंड करने की जरूरत पड़ेगी. एक्पैंड करने के लिए आपको मेनू के दाहिनी ओर down-facing arrow को क्लिक करना होगा):


फाइल अटैच करने के लिए पेपरक्लिप आइकन को सलेक्ट करें, फिर अपने हार्ड डिस्क में से फाइल को सलेक्ट करने के लिए "Browse" को क्लिक करें.


जब आप अपनी पोस्ट लिखना खत्म कर लेते हैं, तो इसे तुरंत भेजें, इसके लिए Send का बटन दबाएं:


जब आप नियमित टाइम अंतराल में लगातार लिखते हैं तो जीमेल उसका बैकअप रख लेता है. इसलिए कभी घबड़ाएं नहीं, आपका मेल हमेशा सुरक्षित होता है, यदि आपने मेल लिखकर उसे तुरंत नहीं भेजा है तो. आपको उस लिखे हुए की कॉपी हमेशा Drafts फोल्डर में मिल जाएगी:


अपना मेल रीड करें

आपको जो भी मेल रिसीव होते हैं वो सभी Inbox में सेव हो जाते हैं. आपके इनबॉक्स में कितने मेल आए हैं, उनकी संख्या इनबॉक्स फोल्डर के दाहिनी ओर ब्रैकेट में दिखाई देती रहती है. यदि आपने सारे मेल पढ़ लिए हैं, तो वो संख्या गायब हो जाती है. जीमेल अपने आप हर दो मिनट पर चेक करता है कि कोई नया मैसेज तो नहीं आया. वैसे आप भी जब चाहें चेक कर सकते हैं, कि कहीं कोई नया मेल तो नहीं आया. इसके लिए आपको Refresh बटन दबाना होगा:


दूसरे वेबमेल और ईमेल क्लाइंट के विपरीत, जीमेल अलग से किसी मैसेज में ईमेल को नहीं दिखाता. मैसेज को दिए गए सभी रिप्लाई या जवाब डिस्कशन के रूप में एक जगह शामिल होते हैं. किसी भी बातचीत का थ्रेड हमेशा मौजूद रहता है. इसका खोना असंभव है.

इनबॉक्स में किसी डिस्कशन को पहचानना बहुत आसान है. बाई डिफॉल्ट, कोई एक मैसेज एक लाइन में संक्षेप में लिखा होता है. इसमें डिस्पैच करने वाले का नाम, ईमेल का विषय, ईमेल की बॉडी का पहला शब्द और डिस्पैच का समय और तारीख सब शामिल होते हैं.

बातचीत के संदर्भ में, सेंडर यानी मेल भेजने वाले के नाम की जगह आपको बातचीत में भाग लेने वालों के नाम और उनकी संख्या दिखाई देगी.

ईमेल पढ़ते समय, मेनू में खुले हुए Reply बटन की दाहिनी ओर स्थित three vertical dots को क्लिक करें. इसमें आप चाहें तो मेल सहित प्रिंट का ऑप्शन चुन सकते हैं. फिर आप इसमें ऐड्रेस बुक में सेंडर को ऐड करने, किसी फिशिंग की कोशिश के रूप में मैसेज के बारे में रिपोर्ट करने जैसे काम कर सकते हैं:


ईमेल को पढ़िए और उसका जवाब दीजिए

किसी भी मैसेज को रीड करने या पढ़ने के लिए आपको उसकी टाइटिल को क्लिक करना होगा. फिर ये पूर्ण रूप से दिखाई देगा. अब आप Reply आइकन को दबाते हुए मेल का जवाब दे सकते हैं:


ईमेल फॉरवर्ड कीजिएl

किसी को यदि आपको रिसीव मेल फॉरवर्ड करनी हो तो Reply बटन के दाहिनी ओर स्थित three vertical dots को क्लिक करें. अब मैसेज मेनू ओपन हो जाएगा. यहां आपको Forward को क्लिक करना होगा:


कन्वर्सेशन देखें

जब आप किसी कन्वर्सेशन या बातचीत को देखते हैं, तो शुरुआती मैसेज और उसके जवाब एक के बाद एक तुरंत दिखाई दे जाते हैं. बाई डिफॉल्ट, केवल आखिर रिसीव मैसेज पूरा दिखाई देता है. इससे पहले के मैसेज देखने के लिए आपको बस उसे क्लिक करना होगा, माउस से दूसरी बार क्लिक करते ही वो फिर से छोटा हो जाएगा.

Image: © Google.
Jean-François Pillou

CCM पर आने वाली सारी जानकारियों को जीन फ़्रांसवा पिलाओ की अगुआई में आईटी विशेषज्ञ एक साथ मिलकर तैयार करते हैं. जीन फ़्रांसवा पिलाओ CCM के संस्थापक और Figaro Group के डिजिटल डायरेक्टर हैं. CCM फ्रांस की नंबर वन टेक वेबसाइट है. ये 11 भाषाओं में उपलब्ध है.

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