Menu

English mein professional Emails kaise likhe

ताजा अपडेट: रत्नेंद्र अशोक ने किया.

आपको English Language ठीक से नहीं आती होती है तब English में Professional Email लिखना मुश्किल काम लगता है. हालांकि अंग्रेजी सीखना बहुत ही जरूरी हो गया है क्योंकि बिजनेस और अंतरराष्ट्रीय स्तर के लेन-देन अब धीरे धीरे इंग्लिश में ही होने लगा है. यदि आपने इसके अजीब-अजीब फ्रेजेज को सही नहीं लिखा तो इंग्लिश में प्रोफेशल ईमेल लिखना और इसका मतलब गलत समझे जाने का खतरा रहता है.

दूसरे विदेशी भाषा होने के कारण ईमेल लिखते वक्त बहुत ध्यान की जरूरत है. इस आर्टिकल में, आपको टिप्स और रिसोर्सेज की पूरी लिस्ट मिलेगी. इनकी मदद से आप वैसी बड़ी गलतियों से बच जाएंगे जो विदेशी भाषा बोलने वाला व्यक्ति इंग्लिश में प्रोफेशनल ईमेल तैयार करते वक्त कर सकता है.

English में Email का Subject चुनना

दूसरी कई भाषाओं की तरह, ईमेल के Subject फील्ड को स्पष्ट तरीके से और संक्षिप्त रूप से लिखना चाहिए. ईमेल के सब्जेक्ट को पढ़ने के बाद रेसिपिएंट को पता चल जाना चाहिए कि ये ईमेल आपने उन्हें कॉन्टैक्ट के लिए लिखा है, कोई सवाल पूछने के लिए या किसी खास विषय के बारे में अधिक जानकारी हासिल करने के लिए लिखा है, या पहले से किसी विषय पर चल रहे ईमेल के बारे में फॉलो-अप है, या आपने किसी जॉब के लिए अप्लाई किया है, इत्यादि.

ईमेल के लिए सबसे उचित सब्जेक्ट चुनने का सबसे अच्छा तरीका है कि आप पहले ईमेल का ड्रॉफ्ट तैयार कर लें, उसे फिर से पढ़ लें तब सब्जेक्ट लिखें.

ईमेल का टोन या भाव

ऐसे कई तरह के एक्सप्रेशन या भाव हैं जिनका इस्तेमाल आप प्रोफेशनल ईमेल लिखते समय कर सकते हैं. पर ये इस बात पर निर्भर करता है कि आप ईमेल रिसीव करने वाले व्यक्ति को कितना जानते या पहचानते हैं. लेकिन आमतौर पर इंग्लिश में लिखा गया ईमेल दूसरी भाषाओं में लिखे गए ईमेल से कम औपचारिक होता है.

ईमेल ग्रीटिंग्स

आपके और रेसिपिएंट के बीच ईमेल में Hello या Hi होना चाहिए. औपचारिक अभिवादन में इनकी जगह Dear शब्द का भी इस्तेमाल किया जा सकता है. ये अक्सर क्लाइंट को संबोधित करने के लिए होता है. यदि आप ईमेल किसी अनजान व्यक्ति को ईमेल कर रहे हैं तो आपका मैसेज To whom it may concern से शुरू होना चाहिए.

इंग्लिश ईमेल की कंटेंट बॉडी

ईमेल का पहला वाक्य संक्षिप्त होना चाहिए. इससे ईमेल लिखे जाने का मकसद साफ हो जाना चाहिए. यदि आप किसी व्यक्ति को पहली बार मेल लिख रहे हैं तो आप उन्हें I am writing in regard to..., Your name was given to me by..., या I am writing to you on behalf of... जैसे वाक्य लिख सकते हैं. और अगर आप मेल का जवाब दे रहे हैं तो Thank you for your consideration regarding... जैसे वाक्य ठीक रहेंगे. यदि आप किसी बात की जानकारी देने के लिए मेल लिख रहे हैं तो I am writing to let you know that..., We regret to inform you that..., या We are happy to let you know that... लिखिए.

यदि आप कुछ अनुरोध या रिक्वेस्ट कर रहे हैं तो I'd be grateful if you could..., Would you be so kind as to..., और Could you give me some information about... जैसे फ्रेज लिखना सही रहेगा.

किसी सब्जेक्ट पर पहले से चल रहे ईमेल का फॉलोअप करने वाले ईमेल में आप I would like to kindly remind you that..., Further to... या With reference to... लिख सकते हैं.

एक और बात जरूरी है, जिसे मेल लिख रहे हैं उन्हें धन्यवाद भी दीजिए. इसके लिए I would like to express my gratitude for all your help in this matter. लिख सकते हैं.

प्रोफेशनल इंग्लिश ईमेल की क्लोजिंग

किसी प्रोफेशनल ईमेल को किस तरह खत्म किया जाए इसके कई तरीके हैं. ये मैसेज की प्रकृति पर निर्भर करता है. आप अतिरिक्त मदद भी दे सकते हैं. इसके लिए आप If you need any additional assistance, please contact me जैसे वाक्य का इस्तेमाल कर सकते हैं. जो बात आपने अपने ईमेल की बॉडी में लिखी है उसके लिए आप Thank you in advance लिख सकते हैं. इसके अतिरिक्त आप ये भी कह सकते हैं कि, आप जल्दी ही उस व्यक्ति से जवाब की उम्मीद है. आमतौर पर आखिर में आप Kind regards और Best लिखते हुए अपना मेल खत्म कर सकते हैं.

ईमेल में अटैच किए गए फाइल का रेफरेंस

आप please find attached the document/documents लिखते हुए रेसिपिएंट को अटैच किए गए फाइल के बारे में जानकारी दे सकते हैं. आप Hereby attached या Please find below लिखते हुए भी ये बात बता सकते हैं. ये तभी लागू होगा यदि रेसिपिएंट को आपके मैसेज के नीचे फॉरवार्ड किए गए ईमेल की स्ट्रिंग मिले.

Image: © Andrey_Popov - Shutterstock.com

CCM (in.ccm.net) पर उपलब्ध यह डॉक्युमेंट "English Language में Professional Email कैसे लिखें" क्रिएटिव कॉमन लाइसेंस के तहत उपलब्ध कराया गया है. जैसा कि इस नोट में साफ जाहिर है, आप इस पन्ने को लाइसेंस के तहत दी गई शर्तों के मुताबिक संशोधित और कॉपी कर सकते हैं.