Document Share करने की बात आती है तो सभी जानते हैं कि PDF कई विकल्पों में सबसे बेहतर और आदर्श विकल्प है. यह कई तरह के ऑपरेटिंग सिस्टम (जैसे कि विंडोज, मैक, लीनक्स) के साथ कम्पेटिबल है. इसे यूनिवर्सल कम्पेटिबल कहा जा सकता है. इसके अलावा पीडीएफ सुरक्षा का अतिरिक्त घेरा प्रदान करता है. इसमें यूर्जस अपने संवेदनशील डॉक्यूमेंट के लिए पासवर्ड भी सेट कर सकते हैं.
लेकिन PDF File के साथ बस एक बड़ी मुसीबत जरूर है. और वो है इसका साइज. पीडीएफ अक्सर भारी होता है. इस कारण इसे ईमेल के जरिए शेयर करना कई कई बार परेशानी पैदा कर देता है. सौभाग्य से, इस समस्या से उबरने के कई उपाय भी मौजूद हैं. इनकी मदद से आप अपने पीडीएफ फाइलों के साइज को कम कर या घटा सकते हैं.
एक अच्छा ऑप्शन है Adobe Acrobat Reader. यह प्रोग्राम ओपन करें और उसके बाद PDF फ़ाइल ओपन करें. इसके बाद Document > Reduce File Size.
आपके पीडीएफ फाइल का हल्का वर्जन तैयार करने के लिए कई बार एक साधारण कम्प्रेशन सॉफ्टवेयर ही बड़े काम का साबित होता है. WinZip, WinRAR या 7-Zip ऐसे ही सॉफ्टवेयर हैं जो आपकी फाइल को आपकी जरूरत के अनुसार कम्प्रेस कर देते हैं.
Mac यूजर्स पीडीएफ फाइल को Preview में उपलब्ध फंक्शन की मदद से कम्प्रेस कर सकते हैं.
अपनी पीडीएफ फाइल को Preview ऐप्लिकेशन के साथ ओपन करें, और फिर File > Export में जाएं.
अब Quartz फिल्टर को सलेक्ट करें और फिर Reduce file size को क्लिक करें. अब फाइल कम्प्रेशन की गतिविधि को पूरा करने के लिए Save पर क्लिक करें.
PDF फाइल को ऑनलाइन कम्प्रेस करने के लिए कई सारे टूल उपलब्ध हैं.
SmallPDF एक ऐसा ऑनलाइन टूल है जो आपके पीडीएफ फाइल को ऑनलाइन कम्प्रेस करता है. इसमें ऑटोमेटिक कम्प्रेशन होता है जिससे यह काम काफी आसानी और तेजी से होता है.
SmallPDF कम्प्रेशन प्रोसेस दो स्टेप में होता है. SmallPDF पर जाएँ और या तो ड्रैग एंड ड्राप माध्यम से या Choose file ऑप्शन के माध्यम से फ़ाइल सेलेक्ट करें:
कम्प्रेशन प्रक्रिया अपने आप शुरू हो जाएगी. कुछ ही देर में आपकी फाइल कम्प्रेस होकर तैयार है.
PDF Creator एक ऐसा सॉफ्टवेयर है जिसके कई सारे इंट्रेस्टिंग फीचर्स के माध्यम से आप आसानी से PDF फ़ाइल बना सकते हैं. इंस्टालेशन के दौरान, PDF Creator एक वर्चुअल प्रिंटर बना देता है जिसके माध्यम से आप अपने डॉक्युमेंट (Word, Excel, आदि) PDF फॉर्मेट में सेव कर सकते हैं.
एक बार इंस्टाल होने के बाद, आपको Acrobat Reader खोलना होगा. फिर Print पर क्लिक करके PDF Creator वर्चुअल प्रिंटर सेलेक्ट करना होगा.
इसके बाद Properties > Paper/Quality में जाकर Advanced पर क्लिक करें.
फिर Print quality सेलेक्ट करें और फ़ाइल का DPI कम करें. प्रिंट जॉब लॉन्च करने पर PDF फ़ाइल का नया और लाईट वर्जन क्रिएट हो जाएगा.
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