Apni life organize karne ke liye, Trello ka istemaal kaise karein
ग्रुप या पर्सनल प्रोजेक्ट चलाने के लिए ट्रेलो एक बढ़िया ऐप है. ये आपकी काबिलियत को बहुत हद तक बढ़ा सकता है. इसमें आप ग्रुप में अपने प्रोग्रेस को देख सकते हैं और आसानी से जिम्मेदारियां बांट सकते हैं. आज हम जानेंगे कि ये टूल कैसे काम करता है. साथ ही, हम आपको इसका अधिक से अधिक फायद उठाने, चाहे वो निजी, पेशेवर या रचनात्मक मकसद के लिए हो, के लिए कुछ उपाय बताएंगे.
Trello हासिल करें
Trello एक फ्री प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सर्विस है. ये डेस्कटॉप और मोबाइल ऐप वर्जन दोनों के साथ काम करता है. इसे एंड्रॉयड और iPhone के लिए डाउनलोड किया जा सकता है.
अपना प्रोजेक्ट तैयार करें
ट्रेलो का इस्तेमाल आसान है, बोर्ड के कारण ये काफी व्यवस्थित भी है. तो आइए प्रोजेक्ट तैयार करना शुरू करें. सबसे पहले आपको अपना पहला बोर्ड क्रिएट करना होगा. इस बोर्ड में आपका पूरा प्रोजेक्ट और इसके वेरिएंट शामिल होंगे. बोर्ड लिस्ट में बांटा गया है. हर लिस्ट में कई लेबल हो सकते हैं, जो खास टास्क की ओर इशारा करते हैं. आपको बोर्ड के उस सेक्शन को बंद करने के लिए इन खास टास्क को पूरा करना होता है.
वैसे, अगर आप ज्यादा मुश्किल प्रोजेक्ट संभाल रहे हैं, तो आप हर चरण के लिए कई बोर्ड क्रिएट कर सकते हैं. अब चूंकि ये ज्यादा जटिल है, तो आप अपने प्रोजेक्ट के सारे चरण को एक नजर में नहीं देख पाएंगे. ये आपको अधिक लेवल के साथ अलग अलग कैटेगरी क्रिएट करने का ज्यादा मौका देता है.
अपने Trello प्रोजेक्ट में लिस्ट और कार्ड ऐड करें
ट्रेलो से आप अपने काम में आसानी से टॉप पर आ जाते हैं. जब आप लॉग इन करेंगे तो आपको वहां स्क्रीन पर To-do lists ऑप्शन दिखाई देगा. यहां आप अपनी सारी लिस्ट को टाइटिल दे सकते हैं.
विंडो के दाहिने हिस्से में, एक मेनू दिखेगा. यहां आप अपने बोर्ड के लुक को कस्टमाइज कर सकते हैं. जब आपको जरूरत ना हो, तब इस मेनू को छिपाया जा सकता है. इससे आपको स्क्रीन की विजिब्लिटी अच्छी मिलेगी.
लिस्ट डिलीट करें
बाई डिफॉल्ट, यहां In process और Done दो लिस्ट दिखाई देंगे. अगर आप इन कैटेगरीज को इस्तेमाल नहीं करना चाहते, तो इन्हें डिलीट कर सकते हैं. इसके लिए आपको लिस्ट के नाम के दाहिनी ओर दिख रहे तीन डॉट्स पर क्लिक करना होगा. फिर सामने दिख रहे Archive list ऑप्शन को क्लिक करना होगा. जब भी आपको कोई लिस्ट डिलीट करनी हो, जिसे आपने क्रिएट किया है, तो यही प्रक्रिया फॉलो करें.
Tip 1 - सरलता
अगर आपने बस शुरू ही किया है, तो हमारा सुझाव है कि आप अपने समूचे प्रोजेक्ट के लिए सिंगल बोर्ड का इस्तेमाल करें. फिर उस बोर्ड के लिस्ट के भीतर ही अपने काम के उस चरण को व्यवस्थित करें. ध्यान रखें कि इनमें हर काम के लिए कई कार्ड्स होंगे. इस तरह यदि आप अपना प्रोजेक्ट व्यवस्थित करेंगे तो आप सिंगल स्क्रीन में अपने सारे काम को देख पाएंगे. हर सेक्शन के टाइटिल में जरूरी जानकारियां डालने से आपको अधिक सुव्यस्थित तरीके से काम करने में मदद मिलेगी. इससे प्रोजेक्ट का अधिक पारदर्शी व्यू मिलेगा.
ट्रेलो प्रोजेक्ट शेयर करें
ट्रेलो के बेस्ट फीचर्स में से एक ग्रुप में टास्क को प्रभावी तरीके से व्यवस्थित करने की योग्यता है. टास्क को अपने दोस्तों, परिजनों या टीम सदस्यों से शेयर करना आसान है. आपको बोर्ड के नाम के दाहिनी ओर आपको बटन की पूरी सीरिज मिलेगी:
- पर्सनल: ये इस बोर्ड के लोकेशन की ओर इशारा करता है. ये पर्सनल या कलेक्टिव हो सकता है अगर आपने पहले से कुछ टीम क्रिएट कर रखी है.
- प्राइवेट: हर ट्रेलो बोर्ड में बाई डिफॉल्ट प्राइवेट विजिब्लिटी सेटिंग है. लेकिन आप चाहें तो सारा टीम मेंबर्स या Public के कंट्रीब्यूशन को देखन के लिए Team ऑप्शन को चुन सकते हैं.
- इनवाइट: इस बटन की मदद से, आप जिन लोगों के साथ काम बांटना चाहते हैं, उन्हें ईमेल की मदद से बोर्ड भेज सकते हैं. आप खास लिंक भी बना सकते हैं, और उसे शेयर कर सकते हैं.
टीम क्रिएट करें
आपके पास टीम क्रिएट करने के कई ऑप्शन हैं. सबसे पहला, प्रोजेक्ट के नाम के दहिनी ओर दिखने वाले Personal बटन को क्लिक करें. इक्विपमेंट के ऑप्शन के साथ एक विंडो दिखाई देगा.
दूसरा तरीका ये है कि आप स्क्रीन के सबसे ऊपर दाहिने कोने में मौजूद + सिम्बॉल का प्रयोग करें.
टास्क दें
जब आप ट्रेलो में किसी ग्रुप के साथ काम कर रहे हैं, तो आप काम को टीम के दूसरे सदस्यों को सीधा सौंप सकते हैं, या जिम्मेदारी दे सकते हैं. ये एकदम सीधा है: आपको बस कार्ड पर जिस काम का जिक्र है, वहां भीतर जाकर उस व्यक्ति का नाम और बस @ टाइप करना है.
तारीख के साथ टास्क
आप हर टास्क या कार्ड के लिए एक तारीख सेट कर सकते हैं. जब आप हर कार्ड पर अपना माउस ले जाएंगे, आपको दाहिने मार्जिन में पेंसिल के साथ एक बटन दिखेगा. इसे क्लिक करें. अब कार्ड एडिट करने के लिए एक मेनू दिखाई देगा. मेनू के कई ऑप्शन में एक Change expiration date होगा. यदि आप इसे क्लिक करते हैं, तो एक कैलेंडर दिखाई देगा. यहां आप टर्म मार्क करने के साथ ही साथ, रिमाइंडर भी सेट कर सकते हैं.
Tip 2 - कार्ड एजिंग
समय बीतने के साथ कार्ड का रंग बदलेगा, और ये अपारदर्शी होता जाएगा. ये संकेत है कि टास्क बीच में छोड़ दिया गया है. इसलिए जरूरी है कि यदि कोई डेडलाइन भूल गए हैं तो उसे याद करें या उस एक्टिविटी पर ध्यान दें, जिसपर आपने सबसे अधिक समय बिताया. ये वो कार्ड्स होंगे जिनके रंग चटख होंगे. हमारा सुझाव है कि आप काम इकट्ठा ना होने दें. उन्हें जितना संभव हो तुरंत निपटाते चलें. अगर ये जरूरी काम नहीं तो इसे फाइल कर दें, या किसी दूसरे मिलते जुलते टास्क के साथ मिला दें.
चेकलिस्ट
आप कार्ड पर लिखे गए सारे काम को लिस्ट में डाल सकते हैं. लेकिन जब वैसे छोटे आइटम की बात आती है, जो छोटे टास्क का हिस्सा हैं, जैसे कि शॉपिंग लिस्ट, तो आप हर टास्क के भीतर इंटरनल चेकलिस्ट ऐड कर सकते हैं. ये ऑप्शन तब दिखाई देगा जब आप कार्ड को डबल-क्लिक करेंगे. एक बार उस इंटरनल लिस्ट का एलीमेंट हासिल हो जाए, तो ये बताने के लिए कि ये पूरा हो गया, हर आइटम के बायीं ओर मौजूद छोटे बॉक्स में क्रास से चिन्हित किया जाएगा.
Tip 3 - पूरा हो चुके टास्क की लिस्ट
आपको बता है कि टू-डू लिस्ट को पूरा करना कितना संतोष देता है. इसीलिए हमारा सुझाव है कि हर प्रोजेक्ट, या बोर्ड में आप टास्क का ब्रेकडाउन शामिल करें. इस तरह से, आप अपने प्रोग्रेस को ट्रैक कर पाने में सफल होंगे. इससे आपको आगे बढ़ने के लिए मोटिवेशन मिलेगा. इन सबके अलावा, कौन क्या करता है, इस पर आपका पूरा नियंत्रण होगा.
फाइल या लिंक अटैच करें
यदि आप किसी लिंक को अटैच करना चाहते हैं, तो आपको बस उस टास्क पर डबल क्लिक करना होगा. ऊपर बताए गए हर कार्ड के लिए मौजूद एडवांस्ड ऑप्शन विंडो ओपन हो जाएगा. फिर दाहिनी ओर मौजूद मेनू में Attachment ऑप्शन दिखेगा.
आप लिंक को सीधा अटैच कर सकते हैं. लेकिन यदि ये फाइल है तो आपको इसे अपने कंप्यूटर से लोड करने के लिए Computer सलेक्ट करना होगा. आप इंटीग्रेटेड क्लाउड स्टोरेज ऐप्लिकेशन में से किसी एक को भी चुन सकते हैं. इसके बाद, हम आपको बताएंगे कि आप कैसे अपने अकाउंट को इन ऐप्स के साथ सिंक्रोनाइज कर सकते हैं.
इंटीग्रेटेड ऐप्लिकेशंस
ट्रेलो में आप अपने प्रोजेक्ट को Google Drive, DropBox, Slack, Google Maps जैसे दूसरे प्लेटफार्म और Gmail, या टेक्स एडिटर्स जैसे ईमेल प्रोग्राम्स के साथ सिंक्रोनाइज कर सकते हैं. इसके लिए ट्रेलो के इंटीग्रेटेड Power-Ups का शुक्रिया. बड़े पैमाने पर फ्री और पेड टूल्स उपलब्ध हैं. आप उन्हें यहां जाकर कंफिगर कर सकते हैं.
Tip 4 - टेम्पलेट्स
जैसा कि हमने पहले बताया, आप अपने माउस को घुमा कर और पेंसिल बटन को क्लिक कर लेबल ऐड कर सकते हैं. और अगर आप डिफॉल्ट फॉरमैट लेबल्स के साथ काम करना चाहते हैं, तो हमारा सुझाव है कि आप अपना टेम्पलेट्स क्रिएट करें. आपको टेम्पलेट के लिए Create ऑप्केशन वाला चौकोर आइकन हर लिस्ट के कुछ नीचे दाहिने कोने में दिखाई देगा. और यहीं पर पहले से तैयार किए गए टेम्पलेट्स की लिस्ट दिखाई देगी. और यदि आपके पास अपना पहला टेम्पलेट डिजाइन करने का कोई ऑप्शन नहीं है, तो भी परेशान ना हों. आप चाहे जितने भी टेम्पलेट क्रिएट कर सकते हैं, उनके कलर, फॉन्ट और दूसरे फीचर्स जरूरत के हिसाब से बदल सकते हैं.
चैट
ट्रेलो में आपको कई तरह के चैट रूम्स मिलेंगे. आप यहां अपने टीम प्रोजेक्ट के सदस्यों के साथ चैट कर सकते हैं. हर कार्ड के भीतर, बातचीत के लिए एक स्पेस होता है. ये तब ओपन होता है जब आप टास्क पर डबल-क्लिक करते हैं. इसके अलावा एक बटन स्क्रीन के सबसे ऊपर दाहिने कोने में एक बेल दिखाई देगा. नोटिफिकेशन दिखाई देगा: जिक्र किया गया टास्क, चैट में किया गया कमेंट, या कई दूसरे टास्क्स में से किसी का पूरा हो जाना.
Tip 5 - मदद के लिए बटलर से कहें
बटलर ट्रेलो का आर्टिफिशियल इंटेलीजेंस रोबोट है. ये टास्क ऑटोमेशन, नोटिस एक्सपाइरेशन, ऑटोमेटिक कार्ड क्रिएशन जैसे कामों में मदद करेगा. हमारी मानें तो आप इन सब पर एक नजर डालें और देखें कि बटलर आपकी क्षमता बढ़ाने में आपकी क्या मदद कर सकता है.
Image: © Trello.
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