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Excel Drop-Down List kaise create kare

ताजा अपडेट: रत्नेंद्र अशोक ने किया.

इस आर्टिकल में आप अह जानेंगे कि Microsoft Excel में ड्राप-डाउन लिस्ट कैसे बनाई जाए जिसके लिए आपको Data Validation फीचर को यूज करेंगे. इसको यूज करते ही Data Validation फंक्शन रेस्ट्रिक्ट डाटा को टारगेट सेल में इंटर करने में मदद करता है, जिसके लिए यूजर को प्री-डिटरमाइन इनपुट की लिस्ट से डाटा सेलेक्ट करना होता है.

यह फीचर कई मामलों में बेहद काम का साबित होता है. जैसे कि कर्मचारियों की छुट्टियों के शेड्यूल को प्लान करने, खर्च पर निगरानी रखने, आम प्रोजेक्ट मैनेजमेंट में इस फंक्शन की कोई तुलना नहीं है. आइए हम बताते हैं इसे कैसे करें.

Microsoft Excel में Drop-Down लिस्ट बनाएं

ऐसा करने के लिए आपको अपने वर्कबुक में कम से कम दो शीट्स ओपन करना होगा: एक वर्किंग शीट और दूसरा खाली शीट जहां आप अपने लिस्ट को एक साथ रख सकें.

सबसे पहले अपनी लिस्ट तैयार करें. ऐसा करने के लिए अपनी खाली शीट में जाएं. कॉलम A में अपने ड्रॉप-डाउन में आप किन आइटमों को रखना चाहते हैं उनकी लिस्ट तैयार करें. ये लिस्ट कितनी भी बड़ी हो सकती है. इसमें आप किसी भी तरह की जानकारी रख सकते हैं. लिस्ट में रखे जाने वाले कुछ आम आइटम - Yes/No (इनका संक्षिप्त रूप आमतौर पर Y/N होता है), पास/फेल, तारीख और क्रमांकित सूची (नंबर वाली लिस्ट) हैं.

अब वापस अपनी वर्किंग शीट में जाइए और वहां पर सेल को क्लिक कीजिए या फिर उस सेल को क्लिक कीजिए जिसे आप वेलिडेट करना चाहते हैं. अब अपने Data टैब पर जाएं और Data Groups सेक्शन में Data Validationके लिए ऑप्शन खोजिए:


इसके बाद Settings टैब में जाएं और Allow बॉक्स को ढूंढें. अब drop-down मेनू में जाकर List को सलेक्ट कीजिए:

Excel में Drop-Down Menu को भरें

लिस्ट वर्कशीट में जाएं और उन आइटमों को सलेक्ट करें जिन्हें आप अपनी लिस्ट में रखना चाहते हैं. आप जैसे जैसे सलेक्ट करते जाएंगे डायलॉग बॉक्स पर जो Source फील्ड है वो फील्ड्स को ऑटोमैटिकली रजिस्टर करता रहेगा. ध्यान रखें कि यदि जब भी आप अपनी लिस्ट में कुछ ऐड करते हैं या इसमें से कुछ डिलीट करते हैं तो एक्सेल डाटा वेलिडेशन को अपने आप अपडेट करता रहेगा:


ध्यान रहे कि सेल के अन्दर का ड्रॉप-डाउन मेन्यु सेलेक्ट किया गया हो ताकि आपको सेल के बगल में ही ड्रॉप-डाउन मेन्यु दिखे. यह करने के बाद OK पर क्लिक करें.

आपकी ड्रॉप-डाउन लिस्ट अब आपकी वर्किंग शीट में दिखाए गए सेल्स में दिखनी चाहिए. डाटा वेलिडेशन को जांचने के लिए आप सेल्स में वैलिड और इनवैलिड दोनों तरह का डाटा डाल कर देखिए. वैलिड डाटा सही तरीके से रजिस्टर हो जाता है, जबकि इनवैलिड डाटा (वैसी जानकारियां जो आपकी लिस्ट में शामिल नहीं की गई हैं) डालने पर एरर मैसेज आएगा.

Excel में लंबी Drop-Down लिस्ट कैसे बनाएं

आप अपनी Drop-Down लिस्ट में कुछ और आइटम को ऐड करना चाहते हैं. लेकिन कई बार आप पाते हैं कि वहां जगह नहीं है. ऐसे में आप कुछ सेल्स इंसर्ट कर सकते हैं. ध्यान रखिए कि आप आखिरी सेल के नीचे सेल इन्सर्ट करने की जगह ऊपर में सेल इंसर्ट कीजिए.

Image: © Microsoft.

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